تولید لیست اسناد موردنیاز
بهازای نوع مشتری، پرونده یا قرارداد — نه یک چکلیست عمومی.
اتوماسیون جمعآوری اسناد
هر سند لازم را بدون تعقیب کردنِ هیچکس جمع کنید.
قراردادها روی کاغذبازی متوقف میشوند. SpielOS لیست دقیق اسناد هر مشتری یا پرونده را میسازد، رسیدهها را ردیابی میکند، فایلهای ورودی را دستهبندی و فایل میکند، بدهکاران را یادآوری میکند و دقیقاً میگوید چه چیزی هنوز کم است — بدون حتی یک پیگیری دستی.
امروز، بهصورت دستی
کاری که هیچکس برایش استخدام نشده بود.
- 1
ساختن لیست اسناد از روی قالب — باز هم
- 2
ارسال ایمیل درخواست
- 3
انتظار
- 4
دریافت شش فایل با اسم scan_final(3).pdf
- 5
حدس زدن هر فایل کدام الزام را پر میکند
- 6
فهمیدن اینکه یکی منقضی و دو تا گماند
- 7
پیگیری — با احتیاط، که مشتری حس نکند دارد اذیت میشود
جمعآوری اسناد خالصِ هماهنگی است: دانستن چه لازم است، چه رسیده، چه ایرادی دارد و از کی بپرسیم — مکرر، برای هر مشتری، تا همهچیز کامل شود.
چه چیزی تغییر میکند
همان فرایند. بدون مدیر چکلیست.
قبل
یک اسپردشیت (یا حافظه) چکلیست را نگه میدارد و کسی هفتهای ساعتها وقت صرف تطبیق پیوستها با الزامات و نوشتن ایمیل یادآوری میکند.
با SpielOS
الزامات بهازای هر همکاری تولید میشوند، فایلهای ورودی همان لحظه دستهبندی و فایل میشوند، شکافها خودکار دنبال میشوند و وضعیت همیشه جاری است — یک نگاه، نه بازسازی مداوم.
ورکفلو چطور اجرا میشود
وضعیتهای واقعی. اقدامهای واقعی.
-
لیست ساخته شد
-
درخواستها رفت
-
فایلها رسیدند
-
دستهبندی و فایل شد
-
اعتبار بررسی شد
-
یادآوری رفت
-
تکمیل تأیید شد
چه چیزهایی را خودکار میکند
آنچه اتوماسیون جمعآوری اسناد انجام میدهد.
درخواست و ردیابی اسناد
رسیده در برابر جاافتاده، بهازای هر الزام، همیشه جاری.
یادآوری هوشمند
فقط برای چیزی که واقعاً کم است، مؤدبانه، و متوقف با ورود سند.
دستهبندی فایلهای ورودی
تشخیص میدهد هر پیوست کدام الزام را پر میکند — حتی با اسمهای بد.
تغییر نام و فایل کردن
نامگذاری یکسان داخل پوشه درست در درایو شما، خودکار.
بررسی الزامات پایه
تاریخ، امضا، کاملبودن — مشکلات واضح زود گرفته میشوند.
درخواست جایگزین
اسناد منقضی یا اشتباه، درخواست مشخص و مؤدبانه برای نسخه جدید فعال میکنند.
گزارش وضعیت واقعی
یک نگاه نشان میدهد چه رسید، چه کم است و چه چیز بلاک شده.
بدون مهاجرت
با ابزارهایی که همین حالا دارید کار میکند.
ورکفلو روی استک فعلی شما اجرا میشود — به آن متصل میشویم؛ جایش را نمیگیریم.
بهعلاوه ATS، CRM یا سیستمهای داخلی شما؛ هرجا یکپارچهسازی واقعاً پشتیبانی شود.
برای چه کسانی است
برای تیمهایی ساخته شده که این کار را هر هفته تکرار میکنند.
دفاتر حسابداری
سیل فصلی اسناد مشتریان با ضربالاجل سخت.
آژانسهای جذب
رزومه، کارت ملی، قرارداد و مدرک برای هر placement.
خدمات حقوقی و حرفهای
چکلیستهای خاص پرونده که کاملبودنشان قابل مذاکره نیست.
مرزهای انسانی
تکرار را خودکار کنید. قضاوت را نگه دارید.
مستقل اجرا میشود
- تولید چکلیست، ارسال درخواست و ردیابی دریافت
- دستهبندی، تغییر نام و فایل کردن ورودیها
- بررسیهای پایه اعتبار و درخواست نسخه جایگزین
- گزارش وضعیت در همه قراردادها
برای انسان متوقف میشود
- مشتریانی که عصبانیاند یا به دلایل شخصی تأخیر دارند
- اسنادی که قضاوت حرفهای میخواهند (اعتبار، کفایت)
- استثناها مثل ارسال اشتباه سند یا اشتباه گرفتن قرارداد
هیچکس دوست ندارد ربات تعقیبش کند. اتوماسیون مؤدبانه و داخل قوانین لحن شما پیگیری میکند — و لحظهای که گفتگو بهتر از یادآوری است تحویل میدهد.
پرسشها
پاسخ پرسشهای اتوماسیون جمعآوری اسناد.
ورکفلویی که لیست اسناد لازم هر مشتری را میسازد، هر آیتم را درخواست و ردیابی میکند، ورودیها را دستهبندی و فایل میکند و تا کامل شدن، یادآوری خودکار میفرستد.
بله. دستهبندی به محتوا نگاه میکند نه اسم فایل — scan_final(3).pdf شناسایی، تغییر نام و به الزام درست فایل میشود.
نه. ریتم و لحن از قوانین شما پیروی میکند، یادآوری به آیتم خاص جاافتاده ارجاع میدهد و با رسیدن سند یا ورود انسان متوقف میشود.
در ساختار درایو خودتان با نامگذاری یکسان فایل میشوند — بهعلاوه یک نمای زنده از رسیده/جاافتاده در همه قراردادها.
بیشتر ببینید
ورکفلوهای مرتبط.
با یک ورکفلو شروع کنید
ورکفلویی که میخواهید از دوشتان برداشته شود را به ما نشان دهید.
نشانمان دهید امروز چطور اجرا میشود. مشخص میکنیم چه بخشهایی قابل اتوماسیوناند، چه چیزهایی باید انسانی بمانند و پیادهسازی چه نیازهایی دارد.
ثبت درخواست — بررسی رایگان